Secretaresse bestuurszaken gemeente
De gemeente Tilburg is op zoek naar een fulltime en enthousiaste bestuurssecretaresse. Altijd al bij een van de beste overheidsorganisaties van NL willen werken? Lees dan snel verder!
Wat ga je doen?
Je fungeert als poortwachter voor de mails en verzoeken die binnenkomen en maakt een eerste afweging wat hiermee moet gebeuren. Mail- en agendabeheer is een essentieel onderdeel van je werk. Je leest en denkt mee, participeert en acteert daarop. Je bent de “oren en ogen” van de wethouder;
Je organiseert de correspondentie van de wethouder (fysiek en online), je registreert, archiveert en bewaakt de voortgang. Daarnaast stel je correspondentie op en redigeer je deze. Uitgaande post laat je ondertekenen;
Je voert de regie over de agenda van de wethouder. Regelmatig hebben jullie agendaoverleg. Je bereidt op eenduidige wijze vergaderingen voor: agenda's maken, stukken verzamelen en distribueren, actie- en besluitenlijsten opstellen. Je bewaakt de voortgang van de actiepunten. Je adviseert over de vorm van de vergadering en organiseert deze (online, fysiek, hybride);
Je maakt diverse planningen en organiseert (mede) speciale bijeenkomsten (evenementen, bezoeken in de stad, bezoeken van relaties en dergelijke);
Je zorgt voor administratieve ondersteuning, voor het relatie- documentbeheer, relatiegeschenken en maakt inkooporders aan.
Hoe ziet je dag eruit?
Je start de dag met het doornemen van de agenda van de wethouder van vandaag. Je kijkt welke aanpassingen je moet doorvoeren en onderneemt hier direct actie op. Door jouw sensitiviteit op het gebied van bestuur, politiek en het ambtelijk apparaat weet jij de juiste prioriteiten te stellen en weet jij bij wie je moet zijn voor de juiste actie. Daarna heb je samen met het cluster bestuurssecretaresses een dagstart. Hier deel je de meest relevante ontwikkelingen en stem je samen de bijzonderheden en prioriteiten voor vandaag af. Ideeën voor optimalisering van jullie werkprocessen agenderen jullie voor het clusteroverleg.
Morgen staan er meerdere vergaderingen op de agenda. Ter voorbereiding zet je alle bijbehorende stukken voor de wethouder klaar in iBabs. Aansluitend sluit je aan bij het stafoverleg van de wethouder en hoor je wat er momenteel speelt. Dit helpt jou bij het afstemmen en prioriteren van jouw werk.
In de middag heb je een webinar met het Team Secretaresses over efficiënt werken in Outlook en Office. Na afloop van deze interessante meeting check je nogmaals je mail.Immers; prioriteiten en (daarmee) de agenda kunnen nogal eens veranderen. Dat betekent opnieuw aan de slag met het digitaliseren van vergaderstukken, mails die op het laatst nog verstuurd of gewijzigd moeten worden en het aanbrengen van wijzigingen in de agenda. Met jouw organisatie talent breng je de wethouder weer in stelling om zijn werk goed te kunnen doen. Zoals altijd is je dag totaal anders verlopen als verwacht. Maar dit is wat jou uitdaagt. Bovendien heb je naaste collega's die dezelfde passie delen en je inzet draagt bij om Tilburg en de samenleving beter te maken.
Je beschikt over minimaal een MBO+ diploma in een relevante richting en ruime werkervaring in een secretariële functie, bij voorkeur in een ambtelijke of politiek bestuurlijke organisatie;
Je hebt kennis van en ervaring met complex agendabeheer en het MS-Office pakket, zoals MS, Teams, OneNote, Outlook en Word; deze programma’s hebben voor jou geen geheimen. Verder ben je in staat om je de applicaties waar de gemeente Tilburg mee werkt, (zoalsIbabs, Archie, JDE en Excellence) snel eigen te maken;
Naast je vriendelijke persoonlijkheid herken jij jezelf in de volgende competenties: samenwerken, organiseren, flexibiliteit, accuratesse, stressbestendigheid, en proactiviteit;
Je hebt een uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal en een open, vriendelijke en toch directe stijl van communiceren. Je onderhoudt contacten met externe partijen en interne netwerken; je weet welke belangen er spelen en hebt sensitiviteit op gebied van bestuur, politiek en het ambtelijk apparaat. Integriteit en verantwoordelijkheid zijn erg belangrijk;
Alertheid en snel schakelen zijn essentieel: je kunt omgaan met steeds wijzigende omstandigheden, prioriteiten stellen, laveren tussen meerdere belangen en je blijft daarbij goed presteren onder druk. Als doorgewinterde secretaresse ben je een echte duizendpoot en heb je plezier in het ontzorgen van jouw wethouder. Jij zorgt in alle hectiek voor rust, overzicht en een goede sfeer;
Je bent tussen de 28 en 36 uur per week beschikbaar.
Je start met een tijdelijk dienstverband, maar bij goed functioneren zal deze worden verlengd en zijn er overname mogelijkheden bespreekbaar;
We streven naar een werkomgeving waarin iedereen zich thuis voelt en zichzelf kan zijn. Een
diversiteit aan ervaringen, achtergronden en talenten in teams voegt waarde toe aan onze
rganisatie en de stad Tilburg.
De functie is ingeschaald in salarisschaal 7 met aanloopschaal 6. Op basis van een fulltime
dienstverband is dit minimaal € 1.934,- en maximaal € 3.176,-. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte.
Keuze uit verschillende trainingen in onze online leerportaal van Goog Habbits;
Maatschappelijk relevant werk. Alles wat je doet heeft direct gevolg voor inwoners, medewerkers en partners van de gemeente Tilburg.
Goede werk-privébalans en de mogelijkheid om gedeeltelijk thuis te werken;
Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).
