Secretaresse voor Gedeputeerde Staten

Werken bij de Provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultureel erfgoed, de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie de continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een kleine concerndirectie, vormt de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers vormt de randvoorwaarde voor ons succes.FunctiebeschrijvingStandplaats: UtrechtStartdatum: 14-04-2022Einddatum: 31-10-2022Tijdelijk dienstverband: JaUren per week: 32-40Online sinds: 05-03-2022FunctieVoor een non-profit organisatie in Utrecht zoeken we een Secretaresse voor Gedeputeerde Staten.De duur van de opdracht betreft 6 maanden met optie tot verlenging. De opdracht is voor 32-40 uur per week.BedrijfscultuurWerken bij de Provincie Utrecht betekent een waardevolle bijdrage leveren aan de oplossing van maatschappelijke vraagstukken. Of het nu gaat om mobiliteit, natuur of cultureel erfgoed, de provincie speelt slagvaardig in op ontwikkelingen in de samenleving. Dat vraagt om een organisatie waarin innovatie de continue factor is. Focus op de omgeving, interne samenwerking, integraal denken en ruimte voor experimenteren zijn daarin onze speerpunten. Onze organisatiestructuur, met zelfstandig opererende teams en een kleine concerndirectie, vormt de basis. Ruimte geven aan ontwikkeling van de medewerkers vormt de randvoorwaarde voor ons succes.FunctiebeschrijvingHet domein Bedrijfsvoering (BDV) verzorgt alle uitvoerende bedrijfsvoeringstaken van de organisatie, zodat onze collega's zich kunnen concentreren op de realisatie van de primaire doelstellingen. Wij richten ons op een integrale bedrijfsvoering, die past in de huidige tijd. Wij blijven onze producten en diensten ontwikkelen en verbeteren. Zo leveren wij een optimale ondersteuning en een dienstverlening met toegevoegde waarde voor de (interne) klanten te kunnen leveren.Binnen het domein BDV is het team office support (TOS) verantwoordelijk voor de volgende taken:- Het bieden van secretariële ondersteuning aan de diverse managementteams, de directie en het college van Gedeputeerde Staten (GS);- Het uitvoeren van interne controle werkzaamheden, het daarover rapporteren en het doen van aanbevelingen dienaangaande;- Het vervullen van de secretaristaken ten behoeve van het MT BDV en het portefeuillehouders-overleg financiën en organisatie;- Het invulling geven aan kwaliteitsmanagement binnen het domein, gericht op het bereiken, waarborgen en garanderen van permanente verbetering in de bedrijfsvoeringsprocessen.Het college van GS vormt het dagelijks bestuur van de provincie. De taken van de GS-leden zijn ingedeeld in portefeuilles. De voorzitter en de gedeputeerden hebben een collegiale verantwoordelijkheid, maar zijn daarnaast verantwoordelijk voor hun eigen portefeuille. Het college van GS bestaat uit 5 GS-leden en ieder GS-lid heeft zijn/haar eigen secretaresse. In deze uitdagende functie werk je in principe voor de gedeputeerde met de portefeuille Mobiliteit, Recreatie en Toerisme, Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving, Communicatie en Participatie.Wat ga je doenPrimair ben je er verantwoordelijk voor om de GS-leden excellent te ondersteunen op secretarieel gebied. Je zorgt ervoor dat zij zich primair op hun ambt kunnen richten. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van je gedeputeerde. Samen met hen en de secretariaten van de overige gedeputeerden geef jij op een soepele manier vorm aan de ondersteuning die de gedeputeerden nodig hebben. Voor een belangrijk deel bestaat die ondersteuning uit individueel maatwerk en je dient daar dus flexibel mee om te kunnen gaan. Met de GS-leden maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor hen passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren. Je bewaakt en beheerst de agenda van de gedeputeerde.- Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende werkzaamheden:- Verwerken van de dagelijkse post/mail en de juiste behandeling/afhandeling van telefoongesprekken;- Het maken van complexe afspraken en zorgdragen voor een adequate agendaplanning;- Aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie;- Op verzoek verstrek je informatie en/of verwijs je door (je bent hierin kritisch en je kunt een goede inschatting maken van de wijze waarop een verzoek moet worden afgehandeld);- Zorgen dat de gedeputeerde tijdig over de juiste informatie beschikt. Vergaderstukken plaats je in ibabs en in enkele gevallen zorg je voor geprinte (vergader) stukken- Je ontvangt externe gasten en voorziet hen van koffie en/of thee;- Het zelfstandig uitvoeren van correspondentie en het controleren van ter ondertekening aangeboden correspondentie;- Het organiseren van ontvangsten, afscheidsbijeenkomsten van GS-leden en buitenlandse reizen van de gedeputeerde.Jouw profiel- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO-niveau in een Secretariële richting;- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare recente werkervaring binnen de overheid;- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare kennis en ervaring met het werken met Microsoft Office en iBabs;- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een directe samenwerking met een bestuurder, wethouder, gedeputeerde of iemand met bestuurlijke verantwoordelijkheid.VerdienstenHet bruto maandsalaris ligt tussen de € 3.500,- en € 4.750,- (o.b.v. 36 uur), of een max. uurtarief van € 60,-, afhankelijk van opleiding en ervaring.Solliciteer directHerken je jezelf in bovenstaand functieprofiel en voldoe je aan alle eisen? Stuur dan direct jouw cv met motivatie waarom jij de perfecte kandidaat bent voor deze functie.Reageren kan tot en met 15 maart.Functie-eisen- Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO-niveau in een Secretariële richting;- Je hebt minimaal 5 jaar aantoonbare recente werkervaring binnen de overheid;- Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare kennis en ervaring met het werken met Microsoft Office en iBabs;- Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in een directe samenwerking met een bestuurder, wethouder, gedeputeerde of iemand met bestuurlijke verantwoordelijkheid.ArbeidsvoorwaardenMax. uurtarief € 60,-